Wat kost het organiseren van een evenement?

Een compleet verzorgd bedrijfsevenement kost in de praktijk 120 tot 195 euro per persoon, exclusief btw. De prijs hangt vooral af van hoe je de dag opzet en van hoeveel je uitbesteedt.

Misschien moet je binnenkort een budget voorleggen aan je directie, of wil je weten of een offerte die je net binnen hebt een beetje klopt. Wat kost een evenement organiseren in jouw geval? Op deze pagina laat ik zien hoe die kosten zijn opgebouwd, met drie voorbeelden uit mijn eigen praktijk.

Wat kost een evenement gemiddeld per persoon?

Voor een dag met ontvangst, een activiteit, eten en drinken zit je tussen de 120 en 195 euro per persoon, exclusief btw. Kies je voor een buffet met een activiteit, dan val je lager uit. Wil je een band met een dj en volledige aankleding, dan loopt het op.

Meer deelnemers maakt het niet automatisch duurder per persoon. Je vaste kosten, zoals de locatie en de organisatie, verdeel je over meer mensen, dus per persoon wordt het goedkoper. Je catering en je activiteiten lopen juist recht mee omhoog, want elke extra gast kost weer een couvert en een plek in de activiteit.

Drie evenementen uit de praktijk en wat ze kostten

Deze drie evenementen heb ik zelf georganiseerd voor bedrijven in Noord-Holland. Het zijn totaalprijzen exclusief btw, inclusief mijn organisatiekosten.

Wat bepaalt de kosten van een evenement?

Meestal doet iemand van HR of het secretariaat de organisatie er zelf bij, zonder dat die uren op de begroting staan. Besteed je het uit, dan betaal je voor het bedenken van het concept, het uitvragen van leveranciers, de planning, het draaiboek, de veiligheidsafstemming en iemand die op de dag de regie heeft. Reken daarvoor op 1.500 tot 5.000 euro. Bij een groter of complexer evenement kan dat oplopen tot ongeveer 15.000 euro.

Hoe bepaal je het budget voor een evenement?

Bepaal eerst wat de dag moet opleveren en ga daarna pas rekenen. Het doel bepaalt waar het geld naartoe gaat. Als je weet wat je wilt bereiken, weet je ook waar je op kunt inleveren zonder dat het opvalt, en waar juist niet. Wil je een bedrijfsjubileum organiseren waarbij mensen zich vooral gewaardeerd voelen, dan kan de aankleding een tandje minder. Wil je een open dag organiseren om een goede indruk te maken bij bezoekers, bezuinig dan juist niet op de mensen die de rondleidingen doen.

Benoem vooraf één ding waaraan je afleest of de dag geslaagd is. Dat maakt elke keuze onderweg een stuk makkelijker.

Hoe bespaar je op de kosten van een evenement?

Er zijn een paar plekken waar je kunt besparen zonder dat de dag eronder lijdt.

• Gebruik een eigen locatie. Een productiehal of een kantine wordt met de juiste aankleding een volwaardige feestlocatie.
• Kies een lunch of een buffet in plaats van een uitgebreid diner. Dat scheelt al snel 30 tot 40 euro per persoon.
• Doe activiteiten zonder externe begeleiding. Voor kleinere groepen werkt dat prima, zolang iemand de leiding neemt.

Wat ik zelf niet zou schrappen is de begeleiding op de dag. Dat is precies het moment waarop je wilt dat iemand anders de brandjes blust, zodat jij zelf ook kunt genieten van de dag.

Waarom een evenement een investering is

Een goed georganiseerd evenement levert meer op dan een leuke dag. Collega’s leren elkaar op een andere manier kennen, en dat werkt door in hoe ze samenwerken. Je laat merken dat mensen ertoe doen, en dat zie je terug in hun motivatie. Je maakt zichtbaar waar de organisatie voor staat. Ik geloof dat medewerkers blijven waar ze zich verbonden voelen, en een evenement is een van de momenten waarop die verbinding ontstaat.

In technische bedrijven, waar iedereen in projecten en ploegen zit, is zo’n dag vaak het enige moment waarop de hele organisatie tegelijk in één ruimte staat. Een personeelsfeest organiseren of een bedrijfsuitje organiseren is dan dé kans om mensen die elkaar in het dagelijks werk nauwelijks spreken, echt met elkaar te verbinden.

Veelgestelde vragen: wat kost een evenement organiseren?

Wat kost een evenement per persoon?

Een compleet verzorgd bedrijfsevenement kost 120 tot 195 euro per persoon, exclusief btw. Daarin zitten de locatie, de catering, de activiteiten, het entertainment en de organisatie. Met een buffet en één activiteit zit je aan de onderkant, met live muziek en volledige aankleding aan de bovenkant.

Wat kost een personeelsfeest?

Een personeelsfeest voor 165 personen met locatie, teambuildingactiviteiten, BBQ, drankjes, band, dj en aankleding kwam uit op 32.000 euro exclusief btw, ongeveer 194 euro per persoon. Voor een soberder opzet zonder live muziek ligt dat rond de 120 euro per persoon.

Wat kost het organiseren van een bedrijfsfestival?

De kostenopbouw is hetzelfde als bij een personeelsfeest, alleen de schaal en de duur verschillen. Bij een bedrijfsfestival komen er posten bij voor vergunningen, beveiliging en op- en afbouw. Reken bij een meerdaags evenement ook op een langere voorbereiding en op techniek die je per dag betaalt.

Zitten de organisatiekosten in de prijs?

Ja, die zitten in de prijs. In alle genoemde bedragen zijn mijn organisatiekosten inbegrepen: het concept, de locatiekeuze, de afstemming met leveranciers, het draaiboek en de aansturing op de dag zelf. Besteed je alleen de organisatie uit, dan begint dat rond 1.500 euro en kan het bij een groter of complexer evenement oplopen tot ongeveer 15.000 euro.

Hoe lang van tevoren moet ik beginnen?

Voor een groter evenement werk je het prettigst met drie tot zes maanden voorbereiding. Is het krapper, neem dan toch contact op, want met een helder plan valt er ook op korte termijn nog veel te regelen.

Is een bedrijfsfeest fiscaal aftrekbaar?

Een bedrijfsfeest valt onder de werkkostenregeling. Op je eigen bedrijfslocatie geldt een nihilwaardering, bij een externe locatie telt de factuur mee in je vrije ruimte. Laat je boekhouder meekijken voor jouw situatie.

Je evenement laten begroten

Wat jouw evenement precies kost, hangt af van je doel en van hoe je de dag opzet. Vanuit Haarlem organiseer ik zakelijke evenementen voor technische bedrijven in heel Noord-Holland, van het eerste idee tot de evaluatie achteraf. Bekijk wat ik eerder heb georganiseerd of lees meer over mijn werkwijze als evenementenbureau in Noord-Holland.

Wil je weten wat het voor jouw groep wordt? Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek, dan reken ik het met je door.

Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek